---

ساخت CRM رایگان با اکسل و گوگل شیت: مدیریت مشتریان بدون هزینه (دفترچه‌های هوشمند)

وقتی مشتریان شما از ۱۰ نفر به ۱۰۰ نفر می‌رسند، حافظه دیگر یاری نمی‌کند.

• “قرار بود کی به آقای محمدی زنگ بزنم؟”

• “خانم رضایی فاکتور را پرداخت کرد یا نه؟”

• “کدام مشتری‌ها در مرحله پیش‌فاکتور گیر کرده‌اند؟”

اگر پاسخ این سوالات را ندانید، پول از دست می‌دهید. اما آیا برای حل این مشکل حتماً باید نرم‌افزار CRM گران‌قیمت بخرید؟ خیر.

برای ۸۰٪ کسب‌وکارهای کوچک و فریلنسرها، یک فایل اکسل مهندسی شده یا ابزارهای مدرن و ساده‌ای مثل Notion و Airtable، کارایی بیشتری نسبت به نرم‌افزارهای پیچیده دارند.

در این مقاله، ما یاد می‌گیریم چگونه با ابزارهایی که همین الان در اختیار داریم، یک سیستم مدیریت مشتری قدرتمند بسازیم که هیچ جزئیاتی را از قلم نیندازد.

---

گزینه اول: گوگل شیت (Google Sheets) – اکسلِ آنلاین و زنده

چرا گوگل شیت از اکسل معمولی بهتر است؟ چون آنلاین است. شما می‌توانید با گوشی، تبلت و لپ‌تاپ به آن دسترسی داشته باشید و حتی آن را با همکارانتان به اشتراک بگذارید.

چگونه گوگل شیت را به CRM تبدیل کنیم؟

یک شیت جدید باز کنید و ستون‌های زیر را ایجاد کنید (این ستون‌ها حیاتی هستند):

1. نام مشتری: (علی رضایی).

2. اطلاعات تماس: (شماره موبایل، ایمیل).

3. منبع ورودی (Lead Source): (اینستاگرام، سایت، معرفی دوستان). این ستون به شما می‌گوید کدام کانال بازاریابی بهتر کار می‌کند.

4. وضعیت (Status): اینجا از منوی کشویی (Dropdown) استفاده کنید:

   • جدید (هنوز تماس نگرفته‌ام).

   • در حال مذاکره (قیمت دادم).

   • برنده (خرید کرد).

   • بازنده (خرید نکرد).

5. ارزش معامله (Deal Value): مبلغ احتمالی فروش.

6. تاریخ آخرین تماس: (مثلاً ۱۴۰۳/۰۹/۱۰).

7. اقدام بعدی (Next Step): (مثلاً: ارسال پیش‌فاکتور در شنبه).

ترفند حرفه‌ای: رنگ‌بندی شرطی (Conditional Formatting)

در گوگل شیت تنظیم کنید که:

• اگر ستون وضعیت “برنده” شد، کل ردیف سبز شود.

• اگر “بازنده” شد، قرمز شود.

• اگر تاریخ تماس از امروز گذشت، سلول تاریخ زرد شود (هشدار پیگیری).

---

گزینه دوم: نوشن (Notion) – زیبا، مدرن و منعطف

اگر از ظاهر خشک اکسل خسته شده‌اید، Notion بهترین دوست شماست. این ابزار ترکیبی از اکسل، ورد و ترلو است.

چرا Notion برای CRM عالی است؟

• نمای چندگانه (Views): می‌توانید مشتریان را یک بار به صورت “لیست اکسلی” ببینید، و با یک کلیک آن‌ها را به صورت “بورد کانبان” (مثل ترلو) ببینید.

• صفحه اختصاصی: هر مشتری در Notion می‌تواند یک صفحه اختصاصی داشته باشد. داخل آن صفحه می‌توانید عکس قرارداد، فایل‌های صوتی جلسات و یادداشت‌های شخصی را ذخیره کنید.

ساختار CRM در Notion:

یک دیتابیس بسازید و ستون‌ها (Properties) را تعریف کنید:

• Status (Select): Lead, Contacted, Negotiation, Won.

• Priority (Select): High, Medium, Low.

• Email (Email).

• Phone (Phone).

حالا می‌توانید مشتریان را با درگ اند دراپ (Drag & Drop) بین مراحل جابجا کنید.

---

گزینه سوم: ایرتیبل (Airtable) – اکسلِ استروئیدی!

ایرتیبل شبیه اکسل است، اما در واقع یک پایگاه داده (Database) قدرتمند با رابط کاربری رنگارنگ است.

ویژگی‌های کلیدی:

• فیلدهای پیشرفته: می‌توانید در یک سلول، فایل PDF (فاکتور) آپلود کنید، چک‌باکس بگذارید یا حتی به جدول‌های دیگر لینک دهید.

• اتوماسیون (Automation): (در نسخه رایگان محدود است). مثلاً: “اگر وضعیت مشتری به ‘برنده’ تغییر کرد، یک ایمیل تبریک بفرست.”

• قالب‌های آماده: ایرتیبل صدها قالب آماده “Sales CRM” دارد که فقط باید کپی کنید.

---

گزینه چهارم: ترلو (Trello) – مدیریت بصری

برای کسانی که از اعداد متنفرند و عاشق تصویرند. ترلو بر اساس متد کانبان (Kanban) کار می‌کند.

روش ساخت CRM در ترلو:

ستون‌ها (Lists) را به ترتیب مراحل فروش بسازید:

1. سرنخ‌های جدید (Leads): هر کسی که دایرکت داد یا فرم پر کرد.

2. تماس گرفته شده: کسانی که با آن‌ها حرف زدید.

3. پیش‌فاکتور ارسال شده: منتظر واریز.

4. مشتری شده (Won): پول دادند.

5. لغو شده (Lost): نخریدند.

هر مشتری یک “کارت” است. شما کارت را می‌گیرید و در ستون‌ها جلو می‌برید. داخل کارت می‌توانید کامنت بگذارید: “آقای رضایی گفت سر ماه حقوق می‌گیره، اون موقع زنگ بزنم.”

---

نکته طلایی برای طراحان وب: اتصال سایت به این ابزارها

امیررضا جان، تو می‌توانی سایت ووکامرس یا فرم‌های المنتور را به این شیت‌ها وصل کنی تا مشتریانت از شر وارد کردن دستی اطلاعات خلاص شوند.

چگونه؟

1. افزونه Google Sheet Connector (برای فرم‌ها):

   • فرم “تماس با ما” یا “سفارش عمده” در سایت را به یک گوگل شیت وصل کنید.

   • به محض اینکه کاربر در سایت دکمه ارسال را بزند، اطلاعاتش در ردیف جدید اکسل ظاهر می‌شود.

2. سرویس‌های واسط (Zapier / Pabbly):

   • می‌توانید تعریف کنید: “اگر در ووکامرس سفارش جدید ثبت شد -> یک کارت جدید در ترلو بساز.”

---

مقایسه و انتخاب: کدام برای شما مناسب است؟

ابزار	مناسب برای…	سطح دشواری	هزینه
Google Sheets	کسانی که عاشق آمار و ارقام هستند و بودجه صفر دارند.	متوسط (نیاز به فرمول‌نویسی)	رایگان
Notion	فریلنسرها و تیم‌های خلاق که می‌خواهند همه چیز (پروژه و مشتری) یکجا باشد.	آسان تا متوسط	رایگان (پلن شخصی)
Trello	کسانی که فرآیند فروش ساده و خطی دارند.	بسیار آسان	رایگان
Airtable	کسانی که دیتابیس قوی و رنگارنگ می‌خواهند.	متوسط	رایگان (محدود)

---

بخش پرسش و پاسخ (FAQ)

۱. آیا این ابزارها امن هستند؟

بله، گوگل، نوشن و ترلو امنیت بالایی دارند. اما چون “ابری” هستند، همیشه خطر نشت اطلاعات (اگر رمزتان ضعیف باشد) وجود دارد. حتماً تایید دو مرحله‌ای (2FA) را فعال کنید.

۲. کی باید به سراغ CRM پولی (مثل دیدار یا پیام‌گستر) برویم؟

زمانی که:

• تعداد مشتریانتان از ۱۰۰۰ نفر گذشت.

• تیم فروش دارید و می‌خواهید عملکرد کارمندان را رصد کنید (که کی چقدر فروخته).

• نیاز به فاکتور رسمی و اتصال مستقیم به سیستم حسابداری دارید.

۳. آیا اکسل آفلاین (روی کامپیوتر) بد است؟

بد نیست، اما “ریسک” دارد. اگر هارد بسوزد یا ویندوز بپرد، مشتریان می‌روند. همچنین در موبایل سخت باز می‌شود. گوگل شیت جایگزین بسیار امن‌تر و بهتری است.

---

جمع‌بندی: ابزار مهم نیست، “نظم” مهم است

بهترین CRM دنیا هم اگر اطلاعاتش به‌روز نشود، بی‌فایده است.

مهم نیست از گوگل شیت استفاده می‌کنید یا نرم‌افزار ۱۰۰ میلیونی؛ مهم این است که عادت کنید هر تماس، هر پیام و هر سفارش را ثبت کنید.

به عنوان یک طراح وب، اگر بتوانی یک “تمپلت آماده گوگل شیت” برای مدیریت مشتریان خشکبار بسازی و به عنوان هدیه به کارفرمایانت بدهی، آن‌ها تا ابد سپاسگزار نظمی خواهند بود که به کسب‌وکارشان داده‌ای.