۵ ابزار CRM رایگان و ساده برای استارتاپ‌ها: خداحافظی با اکسل و دفترچه (سازماندهی بدون هزینه)

در روزهای اول یک کسب‌وکار نوپا، همه چیز ساده است: شما ۱۰ مشتری دارید و اسم و سفارش همه را حفظ هستید. اما وقتی این ۱۰ نفر به ۱۰۰ یا ۱۰۰۰ نفر برسند، حافظه شما یاری نمی‌کند.

• “آقای رضایی چی سفارش داده بود؟”

• “قرار بود کی با خانم محمدی تماس بگیریم؟”

• “کدام مشتریان ماه پیش خرید کردند ولی این ماه نه؟”

اینجاست که اکسل کم می‌آورد و شما به یک مغز دوم نیاز دارید: CRM (Customer Relationship Management). اما استارتاپ‌ها معمولاً بودجه‌ای برای خرید لایسنس‌های گران‌قیمت نرم‌افزارهای ایرانی یا خارجی ندارند. خبر خوب این است که دنیای تکنولوژی پر از ابزارهای قدرتمندی است که نسخه‌های “رایگان ابدی” (Free Forever) برای تیم‌های کوچک ارائه می‌دهند.

در این مقاله، ما ۵ ابزار CRM برتر را که کاملاً رایگان (یا دارای پلن رایگان قوی) هستند و برای شروع کار عالی‌اند، معرفی می‌کنیم. برخی از این‌ها مستقیماً با تخصص تو (وردپرس) هماهنگ هستند.

---

چرا اکسل برای مدیریت مشتری کافی نیست؟

قبل از معرفی ابزارها، باید بدانیم چرا باید از اکسل کوچ کنیم.

1. عدم یادآوری: اکسل به شما زنگ نمی‌زند که “امروز باید پیگیری کنی”.

2. عدم ثبت تاریخچه: در اکسل سخت است بفهمید که ۳ ماه پیش چه ایمیلی به مشتری زده‌اید.

3. امنیت و دسترسی: اگر فایل اکسل پاک شود یا روی سیستم دیگری باشید، دستتان بسته است.

4. عدم اتصال: اکسل به سایت ووکامرس شما وصل نمی‌شود تا سفارشات جدید را خودکار ثبت کند.

---

۱. FluentCRM (بهترین گزینه برای سایت‌های وردپرسی)

نوع: افزونه وردپرس (Self-Hosted) | زبان: انگلیسی (با قابلیت فارسی‌سازی) | هزینه: نسخه رایگان دارد

اگر کسب‌وکار شما یا مشتری‌تان بر پایه وردپرس است، این بهترین گزینه دنیاست.

• چرا رایگان است؟ نسخه پایه آن در مخزن وردپرس رایگان است و امکاناتش برای مدیریت مشتری و ایمیل مارکتینگ تا حد زیادی باز است.

• ویژگی‌ها:

  • داخل سایت شماست: نیاز به لاگین در سایت دیگر نیست. دیتا دست خودتان است.

  • اتصال به ووکامرس: به محض خرید مشتری، پروفایلش در CRM ساخته می‌شود.

  • تگ‌گذاری: می‌توانید مشتریان را دسته‌بندی کنید (مثلاً: مشتریان تهرانی، خریداران عمده).

  • ایمیل مارکتینگ: می‌توانید کمپین‌های ایمیلی ساده ارسال کنید.

• محدودیت نسخه رایگان: اتوماسیون‌های پیچیده و فانل‌های فروش در نسخه Pro هستند، اما برای “مدیریت لیست مشتریان” نسخه رایگان عالی است.

۲. HubSpot CRM (پادشاه CRMهای جهان)

نوع: ابری (Cloud) | زبان: انگلیسی | هزینه: کاملاً رایگان (Free Forever)

هاب‌اسپات غول دنیای بازاریابی است و شعارش این است: “CRM ما برای همیشه رایگان است.”

• ویژگی‌ها:

  • نامحدود: می‌توانید تا ۱ میلیون مخاطب و شرکت را ذخیره کنید!

  • پایپ‌لاین فروش (Pipeline): می‌توانید مراحل فروش (تماس اولیه، ارسال پیش‌فاکتور، در انتظار واریز، فروش موفق) را به صورت ستونی و بصری ببینید و مشتریان را بین ستون‌ها جابجا کنید.

  • ردیابی ایمیل: می‌فهمید مشتری کی ایمیل شما را باز کرده است.

• چالش در ایران: این سرویس ایران را تحریم کرده و برای استفاده باید از تغییردهنده IP استفاده کنید. همچنین پنل کاملاً انگلیسی است. اما قدرت آن بی‌نظیر است.

۳. Bitrix24 (دفتر کار مجازی کامل)

نوع: ابری | زبان: انگلیسی (پشتیبانی از فارسی در برخی نسخه‌ها) | هزینه: پلن رایگان نامحدود برای کاربران

بیتریکس فقط CRM نیست؛ یک سیستم مدیریت پروژه، چت سازمانی و طراحی سایت هم هست.

• ویژگی‌های پلن رایگان:

  • تعداد کاربر نامحدود: می‌توانید تمام تیمتان را دعوت کنید.

  • ۵ گیگابایت فضای ابری.

  • مدیریت وظایف (Task Management): می‌توانید برای پیگیری مشتری، برای همکارانتان تسک تعریف کنید.

  • CRM کامل: مدیریت سرنخ‌ها (Leads) و معاملات (Deals).

• مناسب برای: تیم‌هایی که می‌خواهند علاوه بر مشتریان، کارمندان و وظایف داخلی را هم در یکجا مدیریت کنند.

۴. Google Sheets (اکسلِ هوشمند شده!)

نوع: ابری | زبان: فارسی و انگلیسی | هزینه: رایگان

اگر هنوز آمادگی کار با نرم‌افزار جدید را ندارید، گوگل شیت را به CRM تبدیل کنید.

• چگونه؟ با استفاده از قالب‌های آماده CRM (CRM Templates) که برای گوگل شیت ساخته شده‌اند.

• مزیت: کاملاً رایگان، قابل دسترس در موبایل، و قابلیت اشتراک‌گذاری با تیم.

• هوشمندسازی: می‌توانید با ابزارهایی مثل Zapier (یا نمونه‌های رایگان)، فرم تماس سایت وردپرسی خود را به گوگل شیت وصل کنید تا به محض پر کردن فرم، اطلاعات مشتری در شیت وارد شود.

۵. Streak (سی‌ار‌ام داخل جیمیل)

نوع: افزونه مرورگر/جیمیل | زبان: انگلیسی | هزینه: پلن رایگان پایه

این ابزار برای فریلنسرها و کسب‌وکارهای تک‌نفره که همه کارشان با ایمیل است، جادو می‌کند.

• ویژگی: این ابزار مستقیماً داخل محیط Gmail شما نصب می‌شود.

• کارکرد: وقتی ایمیلی از مشتری می‌آید، می‌توانید کنار همان ایمیل یادداشت بگذارید، وضعیت فروش را تغییر دهید (مثلاً: در حال مذاکره) و تاریخ پیگیری تنظیم کنید.

• مزیت: نیاز به یادگیری نرم‌افزار جدید ندارید؛ همه چیز در اینباکس ایمیل شماست.

---

معیارهای انتخاب: کدام را برای مشتری نصب کنیم؟

به عنوان مشاور، باید بر اساس نیاز مشتری پیشنهاد دهید:

1. اگر سایت وردپرسی/ووکامرسی دارد: قطعاً FluentCRM. یکپارچگی آن با سایت بی‌نظیر است و مشتری گیج نمی‌شود.

2. اگر تیم فروش دارد و فرآیند فروش طولانی است (B2B): HubSpot (اگر با زبان مشکلی ندارند) یا Bitrix24. این‌ها پایپ‌لاین‌های قوی دارند.

3. اگر فقط خودش است و با ایمیل کار می‌کند: Streak.

4. اگر خیلی سنتی است: یک Google Sheet هوشمند و فرمول‌نویسی شده برایش بسازید.

---

نکات فنی برای طراحان وب (راه‌اندازی)

۱. اتصال فرم‌ها به CRM

فرقی نمی‌کند از کدام CRM استفاده می‌کنید؛ سایت باید به آن وصل باشد.

• اگر از Elementor Forms یا Gravity Forms استفاده می‌کنید، ادان‌های (Add-ons) مربوط به HubSpot یا FluentCRM را نصب کنید تا هر کس فرم “تماس با ما” را پر کرد، اتوماتیک به عنوان یک “لید” (Lead) در CRM ذخیره شود.

۲. ایمپورت کردن لیست‌های قدیمی

اولین کاری که باید برای مشتری انجام دهید، گرفتن خروجی CSV از مشتریان ووکامرس و ایمپورت کردن آن در CRM جدید است. CRM خالی به درد نمی‌خورد.

۳. آموزش ساده

یک ویدیوی ۵ دقیقه‌ای برای مشتری ضبط کنید و نشان دهید:

• چطور یک مشتری جدید اضافه کند.

• چطور یک یادداشت (Note) برای پیگیری بنویسد.

• چطور وضعیت مشتری را از “جدید” به “خرید کرده” تغییر دهد.

---

بخش پرسش و پاسخ (FAQ)

۱. آیا CRMهای ایرانی رایگان وجود دارد؟ اکثر CRMهای ایرانی (مثل دیدار، پیام‌گستر، دانا) نسخه رایگان دائمی ندارند و فقط ۱۴ تا ۳۰ روز تست رایگان می‌دهند. برای کسب‌وکاری که بودجه صفر دارد، گزینه‌های خارجی یا وردپرسی بهترند.

۲. آیا CRM فارسی می‌شود؟ افزونه FluentCRM چون در محیط وردپرس است، با نصب وردپرس فارسی و استفاده از فایل‌های ترجمه (یا ترجمه دستی توسط شما)، کاملاً فارسی و راست‌چین می‌شود. Bitrix24 هم تا حدودی از فارسی پشتیبانی می‌کند.

۳. وقتی کسب‌وکاز بزرگ شد، چطور اطلاعات را انتقال دهیم؟ همه این ابزارها قابلیت Export (خروجی) به فرمت CSV یا Excel را دارند. پس نگران قفل شدن اطلاعات نباشید. هر زمان که خواستید به یک CRM پولی و پیشرفته مهاجرت کنید، دیتای شما همراهتان می‌آید.

---

جمع‌بندی: نظم، اولین قدمِ ثروت است

استفاده از CRM رایگان، بهانه‌ای برای “نخریدن نرم‌افزار” نیست؛ بلکه تمرینی برای “ذهنیت سیستمی” است. کسب‌وکاری که یاد بگیرد نام مشتری، تاریخ تولد و سلیقه او را ثبت کند، حتی با ابزارهای رایگان هم می‌تواند فروشی چند برابر رقبای بی‌نظم خود داشته باشد.

به عنوان طراح وب، نصب و تنظیم اولیه یک CRM ساده (مثل FluentCRM) روی سایت مشتری، ارزش پروژه‌های تو را از “طراحی ظاهر” به “طراحی بیزینس” ارتقا می‌دهد.